Nieuwsbericht

Voor een non-profit organisatie heb ik het grootboekrekeningschema, jaarrekening- en begrotingsmodel geconverteerd naar de landelijke standaarden die sinds enige tijd beschikbaar zijn. In dit artikel laat ik stapsgewijs zien hoe ik de conversie van het grootboekrekeningschema aangepakt heb. In een volgend artikel ga ik in op hoe grootboekrekeningschema, jaarrekening- en begrotingsmodel het beste op elkaar aan zijn te sluiten.

Algemeen

Voorbereiding conversie

Stapsgewijs ziet de voorbereiding van de conversie van het grootboekrekeningschema naar een nieuw rekeningschema er als volgt uit:

1. Zorg ervoor dat zowel het nieuwe als rekeningschema in een consequente tabel in aparte tabbladen van een spreadsheet staan. Voeg aan het nieuwe rekeningschema een kolom ‘standaard’ toe en geef alle grootboekrekeningen de waarde ‘ja’. Door dit te doen leg je in het nieuwe rekeningschema vast welke rekeningen oorspronkelijk in het nieuwe rekeningschema zaten. Door in het tabblad met het oude rekeningschema aan de rechterkant kolommen toe te voegen bouw je de conversietabel op. Daar waar niet expliciet vermeld zijn onderstaande acties in het tabblad met het oude rekeningschema.
2. Zet in de tabel van de oude grootboekrekeningen rechts naast het laatste gebruikte veld het nieuwe grootboekrekeningnummer. Iedere grootboekrekening uit het oude rekeningschema krijgt een nieuw nummer in het nieuwe rekeningschema. Mogelijk is niet iedere grootboekrekening uit het oude schema gebruikt in het nieuwe schema. Voor de historie is het wel van belang dat deze rekeningen blijven bestaan. Grootboekrekeningen die in het nieuwe rekeningschema niet meer nodig heb ik geblokkeerd (zie stap 8).
3. Zet rechts naast het nieuwe (geconverteerde) grootboekrekeningnummer door middel van de vert.zoeken functie van de spreadsheet de naam van de nieuwe grootboekrekening.
4. Maak rechts van de laatst gebruikte kolom een nieuwe kolom met de naam ‘nieuw te gebruiken nummer’. In deze kolom komt per oude grootboekrekening de nieuw te gebruiken grootboekrekening. In de meeste gevallen zal dit de grootboekrekening uit stap 2 zijn, maar als de oude rekening in het nieuwe rekeningschema niet meer gebruikt wordt komt hier een ander grootboekrekeningnummer. In deze kolom kan een zelfde rekeningnummer meerdere keren voorkomen ten opzichte van het oude rekeningschema als vermindering plaatsvindt het aantal grootboekrekeningen. Deze en de volgende kolom zijn niet van belang voor de conversie, maar wel belangrijk als vertaaltabel voor nieuwe boekingen.
5. Neem in de volgende kolom de naam van de grootboekrekening uit stap 4 op.
6. Voeg een nieuw grootboekrekeningnummer en -naam toe aan het nieuwe rekeningschema met de juiste verdichtings- en subverdichtingscodes aan als de oude grootboekrekening in het nieuwe schema niet bestaat, maar daar wel in opgenomen moet worden. Neem bij deze rekeningen in de kolom ‘standaard’ de waarde ‘nee’ op.
7. Maak in het oude rekeningschema de volgende kolom de naam ‘naam aanpassen’ aan. Neem in deze kolom indien van toepassing een ‘ja’ op als de naam van de grootboekrekening in het oude rekeningschema afwijkt van het nieuwe schema. Indien gewenst voeg je ook nog een kolom toe voor een afwijkende zoeknaam.
8. Geef de volgende kolom de naam ‘blokkeren’. Neem in deze kolom indien van toepassing een ‘ja’ op als de oude grootboekrekening in het nieuwe rekeningschema niet meer nodig is.

Een eenvoudig voorbeeld van de bij deze stap beschreven spreadsheet voor de huisvestingskosten is hier te vinden.

Testen conversie

Nadat de conversietabel gereed is kan in principe de conversie plaatsvinden. Om er zeker van te zijn dat alles goed gaat, is het verstandig om in een kopie van de productieomgeving eerst een testconversie te gaan doen. De stappen die ik hier beschrijf zijn op basis van het financiële pakket ‘Profit Small Business’ van Afas. Als je een ander financieel pakket gebruikt, kunnen deze stappen er mogelijk anders uitzien. Stapsgewijs ziet deze testconversie er als volgt uit:

1. Neem in de vrije velden van de grootboekrekeningen de grootboeknummers en -namen op van het oude rekeningschema. Op die manier kan altijd achteraf nog gezocht worden op basis van het oude schema. In het help center van Afas staat een beschrijving hoe je vrije velden aanmaakt. Het makkelijkst is om het oude rekeningschema via Excel naar het CSV formaat te converteren en dan een importdefinitie te maken die de oude grootboeknummers en -namen inleest in de vrije velden.
2. Desgewenst importeer je ook in de vrije velden of een grootboekrekening een standaardrekening of een toegevoegde rekening is (zie stap 1 en 6 van de voorbereiding).
3. Selecteer door middel van filtering in de spreadsheet (die gemaakt is bij de voorbereiding van de conversie) in het tabblad van het oude rekeningschema alle grootboekrekeningen die een nieuwe naam krijgen (zie stap 7 voorbereiding conversie). Kopieer deze selectie naar een nieuwe spreadsheet en sla deze spreadsheet als CSV bestand op. Maak een importdefinitie aan waarbij je de nieuwe naam van de grootboekrekening als naam van de grootboekrekening inleest. Als je ook de zoeknamen wilt aanpassen herhaal je deze stap voor het inlezen van de gewijzigde zoeknamen.
4. Maak vanuit de spreadsheet met de conversietabel een selectie van alle grootboekrekeningen die geblokkeerd moeten worden in het nieuwe rekeningschema. Kopieer deze selectie naar een nieuwe spreadsheet. Sla deze spreadsheet als een csv bestand op. Maak een importdefinitie aan waarbij je de geblokkeerde rekeningen inleest. In Profit kun je bij de weergave van de grootboekrekeningen ervoor kiezen de geblokkeerde grootboekrekeningen al dan niet zichtbaar te te laten zijn.
5. Voer nu de daadwerkelijke conversie van het grootboekrekeningschema uit. In Profit is dit handwerk.
6. Controleer na het uitvoeren van de conversie of alles goed is gegaan. Bijvoorbeeld: Is het exploitatiesaldo van de afgelopen jaren niet gewijzigd? Is de balans nog steeds kloppend?

Uitvoeren conversie

Nadat de testconversie succesvol uitgevoerd is, kan de conversie van het grootboekrekeningschema in de productieomgeving plaatsvinden. De stappen zijn eigenlijk hetzelfde als met de testconversie. De import definities van de testconversie kunnen door middel van export en import ook gebruikt worden voor de productieomgeving. Controleer nadat je de conversie uitgevoerd hebt of voor het lopende jaar nog mutaties op geblokkeerde rekeningen staan. Als dat het geval is wijzig je deze mutaties naar de rekening die voortaan op basis van de conversietabel moet worden gebruikt.
Ga voordat je de uiteindelijke conversie uitvoert eerst na of er andere software gebruik maakt van het rekeningschema. Als dat het geval is zoek je uit of het nodig is om in deze software nog acties moet ondernemen om gebruik te maken van het nieuwe rekeningschema.

Beperkingen Profit Small Business met betrekking tot conversie

Tijdens een conversie van het grootboekrekeningschema heb je kans dat je tegen beperkingen van de software aanloopt. Voor Profit Smal Business betreft dit de volgende punten.

1. Op moment van conversie van het rekeningschema was het niet mogelijk om grootboekrekeningen samen te voegen. Bij debiteuren en crediteuren is dit wel mogelijk.
2. Het is niet mogelijk om een tabel in Profit in te lezen waarin vermeld staat wat het nieuwe rekeningnummer van een grootboekrekening moet worden. Het daadwerkelijk converteren van een rekeningschema is dus handwerk waarbij altijd een kans is dat er fouten worden gemaakt.

Reikwijdte onderzoek

De goede doelenorganisatie heeft op kantoor 6 mensen in dienst. In verband met de grootte van de organisatie was het onderzoek gericht op standaard software dat als CRM voor een goede doelen organisatie op de markt beschikbaar is. Op deze wijze wordt voorkomen dat veel maatwerk en/of applicatiebeheer nodig is. De medewerkers van de goede doelenorganisatie willen zich met name richten op hun eigen inhoudelijke werkzaamheden. Applicatiebeheer uitbesteden is niet wenselijk en kostbaar. In het onderzoek naar mogelijke software is daarom naar generieke software voor de goede doelenmarkt gekeken. In feite is dit te vergelijken met iemand die op zoek is naar een andere auto. Deze persoon gaat naar diverse garages en kiest uiteindelijk de auto die het meest aan zijn of haar wensen voldoet. Bijna niemand laat een aparte auto voor hem of haar bouwen of een bestaande auto tegen veel kosten aan de eigen eisen aanpassen.

Programma’s van eisen

Rondom de mislukte implementaties van CRM pakketten heeft de goede doelen organisatie programma’s van eisen opgesteld. Deze programma’s van eisen zijn grotendeels gebruikt tijdens de selectiewerkzaamheden en op een aantal punten geactualiseerd (zie bijlage 1). Ten opzichte van de eerdere programma’s van eisen zijn op een aantal punten concessies gedaan. Als deze concessies niet gedaan waren, dan was duur maatwerk de mogelijkheid. Duur maatwerk was vanwege eerder vermelde redenen niet wenselijk.

Integratie financiële administratie of koppeling financiële administratie

Voor een goede doelen organisatie is het van belang dat de giftenadministratie op het juiste project en de juiste gever geboekt wordt. In de financiële administratie is het niet noodzakelijk om op persoonsniveau de giftenadministratie geregistreerd te hebben. Zolang er gewerkt kan worden met totalen per dag per project is dit aggregatieniveau voldoende. Er zijn kort samengevat twee mogelijkheden voor het (geaggregeerd) opnemen van de giften in de financiële administratie.

De eerste is een geïntegreerd financieel systeem. De tweede mogelijkheid is gebruik maken van een exportbestand met op grootboek / kostenplaats / kostendrager per dag verdichte gegevens van de giften en overige ongewijzigde bankmutaties vanuit het CRM pakket. Beide methoden lezen eerst het exportbestand van de bank (MT940 of CAMT.053) in de CRM administratie. In de CRM administratie worden eerst de giften gekoppeld aan de gevers en de projecten. Bij een geïntegreerd systeem zorgt de software voor een automatische verdichte boeking in de financiële administratie. Als gebruik gemaakt wordt van een exportbestand uit het CRM pakket, dan bevat deze export met betrekking tot de giften totaalbedragen per grootboek / kostenplaats / kostendrager per dag. De overige mutaties worden in dit bestand op detailniveau meegenomen. Het liefst is dit exportbestand ook weer een MT940 of CAMT.053 bestand zodat ieder zichzelf respecterend financieel pakket gebruikt kan worden naast het gekozen pakket dat zich met name op het CRM deel richt.

Aanpak onderzoek

Conclusie

De leveranciers van CRM pakketten zien de goede doelen markt als een niche die de moeite waard is. In het onderzoek kwamen maar liefst vier aanbieders voor CRM software naar voren gericht op de Nederlandse goede doelen organisaties. Van de bekeken pakketten komen er eigenlijk twee winnaars uit de bus: Procurios en Xapti. Procurios is een pakket met zeer veel mogelijkheden, maar niet alle functies zijn even intuïtief. Hierdoor kan het pakket in het begin een wat hogere leercurve hebben. Het Procurios Platform bestaat sinds 2001 en het pakket heeft duizenden gebruikers. Xapti is een standaard pakket met een zeer mooie gebruikersinterface waar zonder veel inhoudelijke kennis en scholing van het pakket snel mee gewerkt kan worden. Daarnaast heeft Xapti een goed netwerk voor relaties waaraan entiteiten gekoppeld kunnen worden. Tot slot heeft Xapti een zeer uitgebreide audit trail waardoor altijd terug te zien is wie op welk moment wat gewijzigd heeft.
Ovas Connect valt af vanwege het feit dat de aanbieder een zeer kleine speler in de markt is. Ook is het jammer dat het financiële deel relatief beperkt is. Positief punt van Ovas Connect is dat de gebruiksinterface er zeer strak uit ziet en eigenlijk voor zich wijst.
Bij Donate4all lijkt het erop dat de leverancier het pakket voor ledenadministratie en vrijwillige bijdragen administratie voor kerken alleen een andere naam gegeven heeft zonder specifiek in te springen op de goede doelen markt. Daarnaast valt Donate4all ook af vanwege een beperkte koppelingsmogelijkheid met maar 2 financiële pakketten. Positief punt van Donate4all is dat achter dit pakket een leverancier zit die al meerdere decennia bestaat.

Vanwege de beperkte kennis van ICT systemen is de goede doelen organisatie het advies gegeven om over te gaan tot het CRM systeem van Xapti. De goede doelen organisatie heeft onder andere vanwege meer mogelijkheden om het systeem aan te passen gekozen voor het systeem van Procurios.

Implementatietraject

De goede doelen organisatie heeft in juli 2021 gekozen voor de software van Procurios. Het implementatietraject liep van september 2021 t/m januari 2022. Met name conversie van de data was een relatief tijdsintensieve aangelegenheid. De opbouw van de database in het oude systeem week dusdanig van de database van Procurios af dat de ontwikkelaar van het oude pakket conversiesoftware heeft geschreven waarna de data geïmporteerd kon worden in Procurios. Inmiddels werkt de goede doelen organisatie ruim 9 maanden naar tevredenheid met Procurios.

De TASO subsidie (Tegemoetkoming amateursportorganisaties COVID-19) over de periode 01-11-21 t/m 31-01-22 kan vanaf 25-04-22 aangevraagd worden. De TASO subsidie is bedoeld voor amateursportverenigingen die als gevolg van de corona beperkende maatregelen minder inkomsten hebben gehad. De voorwaarden voor de subsidie over deze periode zijn gepubliceerd op https://www.dus-i.nl/subsidies/tegemoetkoming-amateursport-covid-19/taso-4e-periode. De subsidieregeling staat vermeld op https://www.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2022-11381.html. Ten opzichte van subsidies over eerdere periodes zijn de voorwaarden wel iets gewijzigd. In hoofdlijnen zijn deze voorwaarden:

• De omzet over de periode 01-11-21 t/m 31-01-22 moet minimaal 10% lager zijn vergeleken met de omzet over de periode 01-11-2019 t/m 31-01-20.
• Er moet sprake zijn van een omzetverlies van minimaal € 1.000 in de periode 01-11-21 t/m 31-01-22
• De subsidie moet tussen 25 april 2022 en 30 mei 2022 aangevraagd worden.

Mocht u hulp nodig hebben bij het aanvragen van deze subsidie of de subsidieaanvraag volledig willen uitbesteden, neem dan contact op met Fondanent. Fondanent verzorgt de subsidie aanvragen op basis van het ‘no cure no pay’ principe. Fondanent is een financiële dienstverlener die zich met name richt op non-profit organisaties zoals sportverenigingen en is gevestigd in Houten.

Vanaf vandaag is het mogelijk voor amateursportverenigingen om de TASO subsidie over het eerste kwartaal aan te vragen. De TASO subsidie is een tegemoetkoming voor gederfde inkomsten als gevolg van de corona beperkende maatregelen.

In de regeling zijn globaal de volgende wijzigingen ten opzichte van de regeling voor het 4e kwartaal 2020 opgenomen:

• het minimale bedrag dat aangevraagd kan worden is € 1.000 (was € 1.500)
• het beschikbare bedrag voor aanvragen is € 40 miljoen (was € 29 miljoen)

Het is mogelijk de subsidie over het eerste kwartaal 2021 aan te vragen t/m 11 juli 2021.

Fondanent helpt amateursportverenigingen op basis van ‘no cure no pay’ met de taso subsidie aanvragen. Via de contactpagina kunt u hierover contact met ons opnemen.

Meer informatie over subsidie mogelijkheden voor sportverenigingen is te vinden op deze pagina.

Het ministerie van VWS heeft via de TASO website de aanvraagtermijnen voor de TASO subsidie voor het eerste en tweede kwartaal 2021 bekend gemaakt. Deze termijnen zijn als volgt:

• 1e kwartaal 2021: 17 mei tot en met 12 juni 2021
• 2e kwartaal 2021: 26 juli tot en met 20 september 2021

TASO staat voor tegemoetkoming amateursport organisaties. Deze subsidie is bedoeld voor amateursportverenigingen die als gevolg van de corona beperkende maatregelen minder inkomsten hebben gehad. De voorwaarden voor de subsidie voor het eerste en tweede kwartaal 2021 zijn nog niet gepubliceerd. Als meer over de voorwaarden van de TASO subsidie voor het eerste en tweede kwartaal 2021 bekend is, dan volgt een bericht op deze site.

Fondanent helpt amateursportverenigingen op basis van ‘no cure no pay’ met de taso subsidie aanvragen. Via de contactpagina kunt u hierover contact met ons opnemen.

Meer informatie over subsidie mogelijkheden voor sportverenigingen is te vinden op deze pagina.

Amateursportorganisaties kunnen vanaf vandaag via https://co.formulierdus-i.nl/taso21 een tegemoetkoming voor de schade die zij in het vierde kwartaal 2020 hebben geleden als gevolg van de Covid-19 beperkende maatregelen.

Ten opzichte van de aanvragen die amateursportorganisaties over de perioden in het tijdvak 1 maart 2020 tot en met 31 augustus 2020 konden doen heeft een opvallende wijziging plaatsgevonden. Bij de aanvraag over het 4^e kwartaal 2020 mogen afschrijvingskosten op investeringen in sportaccommodaties niet worden meegenomen. Dit blijkt eigenlijk alleen uit het rekenvoorbeeld dat op de website voor aanvraag van deze vergoeding staat. Met betrekking tot het niet mee mogen nemen van de afschrijvingskosten bij de TASO aanvraag Q4 2020 heb heb contact gehad met het ministerie van VWS. M.b.t. doorlopende lasten is de tekst van de regeling voor Q4 2020 hetzelfde als de regeling t/m 31 augustus. Afschrijvingskosten worden niet vermeld in beide regelingen. Hoewel dit niet door VWS aangegeven is, lijkt het erop dat bij de aanvragen over eerdere perioden de afschrijvingskosten ten onrechte meegenomen mochten worden.

In het format doorlopende lasten voor de periode 1 maart 2020 t/m 31 augustus 2020 zijn de afschrijvingskosten duidelijk wel opgenomen om mee te nemen bij de doorlopende lasten.

Opmerkelijk is dat in de Taso regeling over het 4^e kwartaal 2020 niets vermeld staat over het niet mee mogen nemen van afschrijvingskosten bij de doorlopende lasten:

Artikel 1.1 begripsbepalingen:

doorlopende lasten: de lasten voor gas, water, licht, onderhoud, belastingen en heffingen, en hypotheeklasten of andere kosten gerelateerd aan leningen en verzekeringen die direct betrekking hebben op het gebruik van de sportaccommodatie in beheer of eigendom van de amateursportorganisatie, niet zijnde huurverplichtingen;

Toelichting artikel 1.1:

Onder de definitie van doorlopende lasten vallen de lasten voor gas, water, licht, onderhoud, belastingen en heffingen, hypotheeklasten of andere kosten gerelateerd aan leningen en verzekeringen die direct betrekking hebben op het gebruik van de sportaccommodatie van de aanvrager voor de amateursport. De sportaccommodatie dient in eigendom of beheer te zijn van de amateursportorganisatie. Alleen de doorlopende lasten in de periode van 1 oktober 2020 tot en met 31 december 2020 komen in aanmerking. Huurverplichtingen vallen niet onder de definitie van doorlopende lasten. Ook lasten die doorbetaald moeten worden, maar niet betrekking hebben op het gebruik van de sportaccommodatie van de aanvrager voor de amateursport, zoals bondsafdrachten, personele lasten of vrijwilligersvergoedingen, vallen niet onder de definitie van doorlopende lasten.

In de tekst Taso regeling voor de periode 1 maart tot en met 31 augustus 2020 wordt met betrekking tot de doorlopende lasten zo goed als dezelfde formulering gebruikt:

Artikel 1 begripsbepaling:

doorlopende lasten: de lasten voor gas, water of licht, belastingen en heffingen, hypotheeklasten of andere kosten gerelateerd aan leningen en verzekeringen, personele lasten en onderhoud die direct betrekking hebben op het gebruik van de sportaccommodatie van de aanvrager in periode 1 of periode 2, niet zijnde huurverplichtingen;

Toelichting artikel 1:

Onder de definitie van doorlopende lasten vallen de lasten voor gas, water of licht, belastingen en heffingen, hypotheeklasten of andere kosten gerelateerd aan leningen en verzekeringen, personele lasten en onderhoud die direct betrekking hebben op het gebruik van de sportaccommodatie van de aanvrager voor de amateursport. Alleen de doorlopende lasten in de periode van 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 of de periode van 1 juni 2020 tot 1 september 2020 komen in aanmerking. Huurverplichtingen vallen niet onder de definitie van doorlopende lasten. Ten aanzien van de huurverplichtingen van amateursportorganisaties is een landelijke compensatieregeling opgesteld op basis waarvan gemeenten kunnen worden gecompenseerd voor de inkomsten die zij zouden hebben uit de huursom van amateursportorganisaties voor de maanden maart, april en mei 2020.

Voor amateursport organisaties is de subsidieregeling tegemoetkoming amaeteursportorganisaties COVID-19 gepubliceerd. Op basis van deze regeling is een beter leesbare tekst te lezen via deze link.

Op de subsidie website van het ministerie van VWS is meer informatie geplaatst over de TASO subsidie voor amateursportorganisaties. De subsidie voor het 4^e kwartaal 2020 is vanaf 19 februari 2021 aan te vragen. Daarnaast wordt gewerkt aan aanvullende regelingen voor de sportsector voor het 1^e en 2^e kwartaal 2021.

De TASO subsidie is een tegemoetkoming in de vaste lasten voor amateursport verenigingen gedurende de periode dat er sprake is van de corona lockdown. Het ministerie van VWS informeerde ons dat de TASO subsidie over het 4e kwartaal 2020 naar verwachting half februari 2021 aangevraagd worden. Deze subsidie is ruimer dan de vorige TASO subsidie. De aanvraagtermijn voor deze subsidie zal ruim 6 weken bedragen.

Mocht u hulp nodig hebben bij het aanvragen van deze subsidie of de subsidieaanvraag volledig willen uitbesteden, dan vernemen wij dat graag van u. Wij verzorgen de subsidie aanvragen op basis van het ‘no cure no pay’ principe.

Op https://www.fondanent.nl/subsidiemogelijkheden-sportverenigingen/ is een overzicht opgenomen van subsidiemogelijkheden voor sportmogelijkheden.